收据与发票的本质区别
- 监制主体：发票由税务机关统一监制并纳入税控管理；收据一般由企业自制或购买，无税务监制属性（财政票据除外）；
- 法律功能：发票是经营者纳税义务的载体，收据通常只能证明「钱付了」；
- 税务效力：企业所得税税前扣除主要凭证是发票；仅凭内部收据（俗称「白条」）列支的成本，汇算清缴时通常不得扣除。
为什么入账必须要发票
企业所得税的应纳税所得额 = 收入 − 允许扣除的成本费用。没有合规发票的成本，税务机关不认可扣除，企业就要多缴所得税。同时，取得发票也是判断交易真实性的关键链条，长期「白条入账」会在税务检查中被认定为账务不实，面临补税、罚款甚至信用降级。
什么情况下可以没有发票
并非绝对：支付给个人的小额零星业务可用注明双方信息的收款凭证；工资、社保、税金等凭内部凭证与缴纳记录入账；境外支付凭签收单据等。但日常采购、服务费用，原则上都应取得发票。企业可要求供应商开具，或自行在电子税务局代开。